При печати налоговой декларации на листе в левом верхнем углу размещается вертикальный штрих-код, содержащий всю информацию данной налоговой декларации в электронном виде. После получения от налогоплательщика налоговой декларации на бумажном носителе, на каждом листе которой на полях проставлен двумерный штрих-код, содержащий в себе всю информацию по этой налоговой декларации, инспектор специальным сканером считывает код, и в результате данные из налоговой декларации сразу же заносятся в базу данных автоматизированной системы.
Одна из основных целей при внедрении этой технологии в налоговых органах – сокращение процесса ввода информации в базы данных и сведение к минимуму ошибок при вводе.
Для налогоплательщиков преимуществом представления отчётности с использованием двумерного штрих-кода является уверенность в том, что в его карточку расчёта с бюджетом попадут именно те данные, которые он указал, а также в раннем выявлении возможных разногласий и, соответственно, быстрого их урегулирования.
К оформлению документов налоговой отчётности для представления в налоговые органы, подготовленных с применением технологии двумерного штрих-кодирования предъявляются следующие требования:
1. Налоговая отчётность должна быть составлена на русском языке и соответствовать установленной форме.
2. Каждая налоговая декларация должна иметь титульный лист.
3. В налоговой отчётности должны быть заполнены все реквизиты и не должно быть исправлений.
4. Документы налоговой отчётности должны быть представлены на бланках, распечатанных с помощью бухгалтерских программ. Ксерокопии бланков не принимаются.
5. Листы налоговой отчётности должны сохранять свою целостность (не должны быть помятыми, надорванными, загрязнёнными, иметь отверстия от дырокола, скреплены скобами (скрепками).
6. Все листы налоговой отчётности должны соответствовать формату А4.