Электронное заказное письмо — современный и удобный сервис "Почты России"

Когда речь идёт о новых технологиях, обычно подразумевается нечто прорывное. Но, как ни удивительно, даже такие традиционные процессы, как отправка и получение письма, тоже шагают в ногу со временем. Как бы ни менялся мир, предприятиям и организациям нужно отправлять и получать корреспонденцию, и у "Почты России" есть современные сервисы, позволяющие делать это эффективно.

Одно из главных новшеств и, пожалуй, будущее письменной корреспонденции — это электронные заказные письма. Отправителю больше не нужно печатать письма самостоятельно и упаковывать их в конверты, — он передает на "Почту России" по защищённым каналам связи электронный массив писем-вложений, подписанный электронной подписью. Далее уже на серверах "Почты России" происходит проверка: есть ли по указанному адресу согласие на получение заказной почты в электронном виде. Если оно есть — письмо придёт адресату в личный кабинет на портале "Госуслуг". Если нет — письмо будет распечатано, упаковано в конверт и отправлено адресату обычным способом силами "Почты России".

Всю ли переписку можно отправлять таким образом?

При заключении договора с юридическим лицом предварительно утверждается шаблон письма: это может быть уведомление, повестка, постановление о штрафах и так далее, т. е. некий типовой текст, где меняется только блок переменных данных, касающийся адресата. Также такое письмо должно иметь силу без "живой" подписи.

Обычные деловые письма или, например, счета-фактуры или акты выполненных работ не подходят для отправки через сервис электронных заказных писем.

В чём же выгода для отправителя?

Первое — это скорость доставки электронного письма. Электронное письмо не проходит путь обычного бумажного, оно поступает непосредственно в личный кабинет адресата на портале "Госуслуг" в кратчайшие сроки. При этом оно имеет ту же юридическую силу, что и заказное письмо в конверте с письменным вложением.

Второе — это реальная экономия денежных средств. Так называемая материализация письма (распечатывание и конвертование) происходит за счёт средств "Почты России", а на письма, доставленные в электронном виде, предусмотрена значительная скидка.

Сейчас в нашем регионе и по всей стране число получателей заказных писем постоянно растёт. За полгода действия сервиса доставки в электронном виде постановлений региональной ГИБДД расходы областного бюджета сократились на 15 млн рублей.

Какие документы можно отправлять электронным способом?

Этой осенью "Почта России" внедрила юридически-значимый документооборот — ЮЗЭДО, и теперь стало возможным не просто получать и обмениваться с нами первичными бухгалтерскими документами в электронной форме, но и заключать договоры и дополнительные соглашения к ним.

Как это работает?

В первую очередь нужна квалифицированная электронная подпись, которой будут подписываться документы взамен "живой" подписи и оттиска печати.

Мы работаем с оператором ЭДО ООО "Сервионика" на программном продукте i-Conto.

Контрагент может как подключиться к этому сервису, так и подать заявку на настройку роуминга к своему оператору — сейчас эта возможность доступна для "Контур.Диадок", а до конца года она появится и для программы "СБИС".

Для наших клиентов ЮЗЭДО — это неоспоримое преимущество: первичная бухгалтерская документация поступает оперативно (не нужно ждать письмо со счетами или направлять за ними своего курьера) и является юридически значимой, в отличие от скан-копии.

Разумеется, более подробно об этих и других возможностях для юридических лиц готов рассказать наш отдел продаж. Получить консультацию, коммерческие предложения или оставить заявку на заключение договора можно по телефонам: (4012) 97-13-11, доб. 2100, 2104, 2101 и (4012) 21-87-37, а также направив письмо на электронный адрес opr-r39@russianpost.ru.

На правах рекламы